Protocol

1. Inleiding
Net als bij vele andere verenigingen is het bij Kolping Boys altijd weer een grote uitdaging om alle werkzaamheden verricht te krijgen. Dit heeft als gevolg dat de vele taken en activiteiten niet meer uitgevoerd dreigen te kunnen worden of dat er teveel druk komt te staan op de huidige vrijwilligers. Vrijwilligers zijn essentieel voor het functioneren van de vereniging. Denk eens in: geen bakkie meer in de pauze, want er zijn simpelweg niet genoeg kantinemedewerkers. Zo zijn er nog vele andere taken! Denk aan het verzorgen van het materiaal, coördinator bij de pupillencommissie, het trainen en/of (bege)leiden van een team, scheidsrechters, wedstrijdcoördinatoren, ontvangstdienst, onderhoudsmensen, maar ook het organiseren van verschillende zaken zoals de penaltybokaal, de pupil van de week, toernooien, enzovoort. Er is altijd wel iets dat bij u past. 

Op de algemene leden vergadering van Kolping Boys van 24 februari 2017 is het besluit genomen ingaande seizoen 2017-2018, een vrijwilligersbijdrage in te voeren voor alle ingeschreven spelende leden. Deze bijdrage dient vooraf als borg te worden voldaan en is een verplichting en geen vrijwillige bijdrage. De statuten van de vereniging zullen overeenkomstig worden aangepast.

Doordat we een sluitend administratiesysteem hanteren, zorgen we er bovendien voor dat iedereen zijn bijdrage levert, of dat nu in natura of in geld gebeurt, wel zo eerlijk!

2. Uitgangspunten
Ieder spelend lid of ouder (verzorger) is verplicht om verenigingsdiensten te verrichten. Dit werkt volgens een puntensysteem en iedereen dient 6 punten te verzamelen.

Voorbeeld: een kantinedienst is meestal ongeveer 4 uur en levert 3 punten op. Het uitgangspunt hierbij is dat het seizoen volgemaakt wordt met de beschikbare mensen.

Indien een lid of ouder ervoor kiest om geen vrijwilligerswerk voor Kolping Boys te doen dan vervalt de borg en dient deze voor de start van het volgende seizoen weer te worden voldaan. Deze borg komt terecht in een vrijwilligersfonds, waaruit leden worden betaald voor vrijwilligerstaken die moeilijk ingevuld worden.

Voor jeugdleden t/m 18 jaar, behorend tot één gezin en wonend op één adres behoeft slechts 1x borg te worden betaald en ook 1x vrijwilligerswerk gedaan te worden of de vergoeding te worden betaald. De borg dient net als de contributie voor aanvang van het seizoen te worden voldaan.

Leden van 19 jaar en ouder dienen zelf hun  verenigingsdienst te doen en de vergoeding te betalen, ook als zij behoren tot een gezin met meerdere spelende leden.

Voor het bepalen van de leeftijd wordt het geboortejaar gebruikt, zie https://www.kolpingboys.nl/1007/leeftijdscategorin/

3. Vrijstelling
Leden die als niet-spelend lid geregistreerd staan, alle kabouters en mini’s en alle zaalvoetballers die geen veldvoetbal lid zijn, hoeven zich niet te registeren voor de verenigingsdienst.

Leden die van mening zijn dat ze vrijstelling dienen te ontvangen omdat ze al andere of verplichte taken binnen de vereniging vervullen dienen dit ook daar aan te geven. Denk aan het begeleiden of trainen van een team, commissietaken, fluiten van wedstrijden of vele andere taken. De voorzitter van de betreffende commissie zal indien terecht hier dan goedkeuring voor en daardoor vrijstelling van verenigingsdienst geven.

4. Vrijwilligerstaken vs Teamtaken en Jeugdtaken
Sommige taken zijn zo vanzelfsprekend en worden prima binnen de teams opgepakt, dat we niet van apart vrijwilligerswerk spreken. Verwacht wordt dat deze taken binnen het team verdeeld en opgepakt worden door alle ouders/verzorgers of spelers onafhankelijk van de op zich genomen vrijwilligerstaak.

Hieronder valt onder andere het vervoeren van spelers naar uitwedstrijden, het vlaggen, het wassen van de teamkleding, het uitzetten van het veld en het neerzetten van de doelen.
 

5. Hoogte van de verenigingsdienstbijdrage
De borg voor de verenigingsdienst voor Jeugd en Senioren bedraagt € 50,00 en zolang er voldaan wordt aan het vervullen van de 6 punten hoeft deze borg maar één keer te worden voldaan en blijft deze staan voor het volgende seizoen.

Er is een mogelijkheid de verenigingsdienst af te kopen. Je krijgt de € 50,00 niet terug en je bent vrijgesteld van de verenigingsdienst. Als je hiervoor in aanmerking wil komen, dien je dit vóór 1 september door te geven aan : [email protected] . Voor het seizoen daarna zal er dan weer een borg worden gevraagd. Voor houders van de Alkmaarpas is het mogelijk dat hiervoor een uitzondering wordt gemaakt en dat er in overleg geen borg hoeft te worden betaald, maar dienen er wel vrijwilligerstaken gedaan te worden. Ook dit mailen aan: [email protected] 

Indien een lid tijdens het seizoen tot de conclusie komt dat hij of zij niet de verplichte uren aan verenigingsdienst kan verrichten of niet komt opdagen bij verenigingsdienst dan zal de penningmeester de verenigingsdienstbijdrage naar rato (uitgaande van 6 punten) het volgend seizoen in rekening brengen.

6. Verenigingsdiensten

Het gaat om de volgende diensten waar u zich voor kunt inschrijven en u dient minimaal 6 punten te behalen:

7. Opgave
Leden dienen voor 1 september op te geven welke verenigingsdiensten zij willen vervullen of dat ze ervoor kiezen om de borg daarvoor te gebruiken en het seizoen erop een nieuwe borg te betalen. De opgave dient te gebeuren via de link op de website onder het kopje ‘Verenigingsdienst’.

Deze link geeft toegang tot een formulier waar de opgave gedaan kan worden. Leden of de ouders/verzorgers zijn zelf verantwoordelijk voor de registratie van hun dienst.

Het is de eigen verantwoordelijkheid om je via de website aan te melden voor de verenigingsdienst.

Wijzigingen kunt u doorgeven aan [email protected]  of kun je zelf veranderen via de Kolping Boys site. Mocht je vragen hebben over het verenigingsdienst protocol dan kun je deze stellen via hetzelfde mailadres.

Het kan voorkomen dat er gedurende het seizoen wijzigingen optreden ten opzichte van de registratie, bijvoorbeeld omdat er aangegeven was dat er afgekocht wordt, maar er toch een taak is opgepakt of andersom. Er wordt van u verwacht dat ook dit via mail gemeld wordt. Dan kan de registratie aangepast worden. Dit voorkomt weer een hoop communicatie achteraf. Eventuele verrekening met de borg volgt dan uiteraard.

8. Rooster verenigingsdienst
Het rooster van de verenigingsdiensten is terug te vinden op de site onder ’Verenigingsdienst’. En natuurlijk ook via je eigen inlogcode in de planningsmodule.

Daar tegenover verwachten we dat bij verhindering er zelf geruild wordt. Graag dit dan melden aan [email protected] . Zie ook de informatie en voorwaarden op de site onder ’protocol’.

9. Sancties bij niet opkomen dagen
Indien u zonder geldige reden niet komt opdagen om uw verenigingsdienst te vervullen, dan worden de punten die gelden voor de betreffende dienst in mindering gebracht op uw puntenaantal, conform het besluit op de Algemene Ledenvergadering op 24 februari 2017 en dient u opnieuw een verenigingsdienst in te plannen om aan het puntenaantal van 6 voor het lopende seizoen te voldoen. 

Bij een 2e keer niet voldoen aan de verplichte verenigingsdienst (in één seizoen) zal door het bestuur een besluit worden genomen of er nog verenigingsdiensten ingehaald dienen te worden of dat de borg vervalt. En dat de borg in het volgend seizoen opnieuw moet worden betaald. De gemiste verenigingsdiensten hoeven dan niet meer ingevuld te worden.

Teveel gedraaide diensten kunnen niet worden meegenomen naar het volgende seizoen.

10. Is een persoon ten onrechte ingedeeld?
Het is altijd mogelijk dat er fouten in het rooster zijn geslopen. Als je meent dat je ten onrechte bent opgenomen in het rooster, kan je uiterlijk 2 weken voor de dienst bezwaar aantekenen en verzoeken om wijziging. Dit bezwaar dient gemotiveerd per e-mail te worden ingediend aan: [email protected] 
Bezwaarschriften tegen de opgelegde sancties bij het niet opkomen dagen voor de verenigingsdienst dienen te worden gestuurd naar [email protected]  .

11. Rekening en verantwoording
Tijdens de algemene ledenvergadering van Kolping Boys, waar het jaarverslag wordt gepresenteerd, zal de penningmeester verslag doen van de baten en lasten van de verenigingsdiensten. Deze maakt deel uit van de begroting van Kolping Boys. De ontvangen gelden (dus van leden die hun verenigingsdienst niet hebben vervuld) worden besteed aan taken waarvoor geen, of onvoldoende vrijwilligers beschikbaar zijn.

Op een aparte grootboekrekening blijft altijd de betaalde borg beschikbaar voor de leden indien zij besluiten om te stoppen bij Kolping Boys en zij aan hun verenigingsdienst hebben voldaan.

12. Onvoorzien
De statuten en het huishoudelijk reglement van Kolping Boys zijn van toepassing en daar waar dit protocol niet in voorziet beslist het bestuur van Kolping Boys. Het bestuur is bevoegd om aan de hand van de bevindingen de lijst met taken/activiteiten, duur en/of het aantal te verrichten diensten per seizoen te wijzigen.

13. Tot slot
Er bestaat een groot misverstand over het doen van vrijwilligerswerk bij Kolping Boys, namelijk dat dit alleen mogelijk is door het draaien van een kantinedienst of het schoonmaken van de kleedkamers. Maar zoals in de inleiding al genoemd, is er veel meer te doen. Denk aan het verzorgen van het materiaal, coördinator zijn, het trainen en/of (bege)leiden van een team, scheidsrechter worden, wedstrijdcoördinator zijn, organiseren van dartavonden, de sponsoradministratie bijhouden, onderhoudsdienst, maar ook het organiseren van verschillende zaken zoals de penaltybokaal, de pupil van de week, toernooien, mooie artikelen in de krant en nieuwsbrief op de website enzovoort.

Het leukst is natuurlijk om iets te doen waar u goed in bent en waar u misschien ervaring in heeft vanuit werk of hobby. Het gaat dan makkelijker en met meer plezier.
Want dat staat voorop, met plezier samen bouwen aan een nog mooiere vereniging!